Excel сажателям растений. База данных для управления хозяйством.

Начинаю цикл статей о том, как организована моя база данных, благодаря которой я веду удобный учет посадок и планов, собираю пригодную для анализа статистику и никогда не забываю, "что куда воткнула по весне".

Организацией базы я озадачилась давно и перепробовала много вариантов программного обеспечения, пытаясь приспособить его под специфические нужды фруктового сада, арборетума и питомника. И даже сейчас еще не все реализовано, так что дельные советы с радостью принимаю.

Вначале о тех решениях, от которых отказалась:

  • БД Аксесс. При значительном наполнении базы начались сбои и ошибки, пока однажды один из сбоев не привел к повреждению файла.
  • CMS. Пробовала две бесплатных базы. Первая работала с перебоями, техподдержка не отвечала. Вторая работает нормально, но за время пользования накопилось неудовлетворение. Недостаточная кастомизация форм и карточек, недостаточность функционала под специфические задачи, недостаток таблиц со связями в бесплатной версии, недостаточная вариативность анализа статистики, т.к. все заточено под клиентскую базу. Неудобная методика летописи "работы с клиентом". Глюки при синхронизации с гугл.календарь.

В целом, ведение учета и в Аксесс, и в CMS возможно при небольшом количестве данных и при уменьшенных требованиях к самому учету. (В CMS роль "клиентов" играют растения. Клиентская база - база растений, работа с клиентами - операции ухода и т.д. и т.п.)

Но мне требовался более универсальный инструмент с более широкими настраиваемыми аналитическими возможностями. Это должен был быть бесплатный инструмент с достаточным количеством информации, распространенный, доступный и регулярно обновляемый.

Поэтому я решила выбрать Эксель. Кроме всего вышеперечисленного в его пользу был и другой аргумент: эта программа мне неплохо знакома.

Основа учета растений в моем хозяйстве

Вся база представляет собой совокупность таблиц, синхронизированных между собой многочисленными связями.

Важные категории и ключевые значения одинаковы для всех таблиц. Все растения принадлежат иерархической системе:

  1. Индекс. Уникальный номер растения. Не используется повторно даже после гибели растения. Индивидуальные номера растениям я начала присваивать с самого начала освоения участка. 1, 2, 3.. и т.д.
  2. Номер образца. Каждое растение принадлежит тому или иному образцу одного из трех типов. "ПК" (ПК1, ПК2, ПК3.. и т.д.) - если растение выращено мной из партии семян. Все растения из одной партии будут иметь разные индексы, но одинаковый ПК. Партия семян - это семена с растения или растущей рядом группы растений, собранные в один день и проращиваемые мной по одной технологии абсолютно одинаково и одновременно. "Ч" (Ч1, Ч2, Ч3.. и т.д.) - если растение выращено мной из черенка. Все растения одной партии черенков (срезанных с одного и того же растения одновременно и укорененных рядом по одной технологии) будут иметь разные индексы, но одинаковый Ч. Ну и третья группа - это "С" (С1, С2, С3.. и т.д.). Это партии одинаковых саженцев, купленные мной у производителя в один день.
  3. Видовая принадлежность. Я обозначаю ее признанными латинскими названиями. Много высаженных растений может принадлежать к одному виду (например, Betula alleghaniensis Britt.), и все эти растения одного вида могут принадлежать разным ПК, Ч и С. Часть из них может быть разных сортов.
  4. Все виды, согласно систематике, относятся к своим родам, семействам и т.д., но это уже не играет решающего значения в базе данных. Систематическое древо используется только для быстрой навигации по видовым названиям.

Чтобы узнать о растении на своем участке ВСЕ, мне достаточно знать его индекс и открыть свою базу данных. Но для удобства ухода за большим числом похожих растений, и ради того чтобы быстро сориентироваться не открывая базы данных, я записываю на бирках индекс, образец и вид.

  • Отдельной категорией идет ЗОНА (контейнер, 1, 2, 3, 4... и т.д.). Номера зон нанесены на карте территории и обозначают небольшие участки местности, визуально различимые по рельефу, рисунку местности или почвенным условиям.

Указывая в базе номер зоны, я получаю ключ к успешному поиску растения на местности. В дальнейшем я планирую дополнить этот пункт указанием точных географических координат, снятых с помощью gps-навигатора.

Вот так выглядит кусочек карты зон с номерами:

 

Следующие статьи цикла:

2. Таблица планирования видов растений для посадки.

3. Посевная книга. Главная книга питомника.

4. Общий список посадок и индивидуальные карточки растений.

5. Ежегодные схемы посевов.

  • Лариса

    Тоже сделала БД для своего сада в Excel

    • http://sad-lesa.ru, Садовница Леса

      очень важное дело!

  • Лариса

    Мне столько информации в табличке не нужно, но самое важное для любительского варианта БД есть. Будет шлифоваться еще в деле. Долго ломала голову, как интегрировать с заметками Google Keep (у меня там фотокаталог). Пока только ссылкой, но все равно удобно. С этой табличкой так хорошо, я даже стала немного запоминать ботанические названия))

    • http://sad-lesa.ru, Садовница Леса

      я думаю, у вас еще добавятся ос временем столбцы, чем дальше тем больше информации требуется.. мне вот тоже уже нужны новые столбцы, и я пока даже не знаю, то ли в какую-то из уже сделанных добавлять,то ли делать отдельную.. надо схемы и всю информацию по планируемой селекционной работе куда-то заносить.. Кстати мне понравилась идея со ссылками на фото. А что за фотографии там лежат? ваших растений или вида вообще? только одно фото на вид? Я пыталась прикреплять фотографии как фон для комментариев — наводишь стрелку мыши на название и всплывает фото, но они так много весили, что в результате слетели, едва не завалив мне всю таблицу… пришлось перейти на новую версию эксель, так как с того случая старая перестала открывать мои тяжелые базы)

      • http://instagram.com/budni.sadovnika 🌷Созидающий мечтатель

        Да, со временем база может разрастись, хотя я сторонник оптимизации всего. Из Вашей БД заимствовала некоторые пункты и сокращения, например СА, СЕ и ЧЕ — действительно, понятно и удобно. И важно.

        В каталоге keep у меня по видам (или сортам). Одна заметка — одно растение. Например: Можжевельник казацкий «Tamariscifolia». Фотографий прикрепить к заметке много можно. У меня одна или несколько (сколько есть). Там же текст описания с особенностями сорта, сведения по уходу. Еще можно наговаривать аудизаметки, ставить напоминания, метить тегами, рисунок добавить. Если растение уже есть в моем саду, то фото свое. Если пока нет — из интернета. Иметь представление, как выглядит — я не очень ведь разбираюсь в растениях..

        Вставить фото в табличку пробовала — не понравилось, разъезжается.

        Оксана, у меня excel гугловский. Все хранится на серверах. Бекапы делаю на комп. При желании можно настроить автобекап по расписанию в облако или на стационарное устройство. Мне удобно очень. Синхронизация со всеми сервисами (документы, таблицы, фото, блокнот) + доступность со всех моих устройств. В сад обычно беру планшет, прямо там фотографирую и заметки делаю. Если серьезно поработать нужно, захожу с ноутбука. Но у меня не такая тяжелая база. Удивительно, сколько общего у нас. Я тоже люблю все записывать, анализировать и систематизировать)

        *Сменила профайл, G+ скоро не станет.

      • http://sad-lesa.ru, Садовница Леса

        Интересно, спасибо что поделились, наверное попробую тоже использовать этот прием с картинками, это бывает очень нужно. Конечно удобно, наверное, работать в эксель через интернет… если есть интернет 🙂 У меня на участке нет сотовой связи, интернет и сотовый организованы только в доме, через тарелки и усилители, а работать с базой, действительно, приходится прямо «в поле»..

      • http://instagram.com/budni.sadovnika 🌷Созидающий мечтатель

        С таблицами можно работать офлайн. Данные сохраняются на устройстве и при доступе в интернет синхронизируются. Если табличка Microsoft с платной подпиской, у них тоже есть приложения и облачный доступ. Можно вставить емкую sd-карту в устпойство. Конечно, если у вас таблица оччень тяжелая..

      • http://sad-lesa.ru, Садовница Леса

        Похоже, вы лучше меня разбираетесь в современных технологиях 🙂 Но как же тогда работать в офлайн с таблицей, если приложение находится в интернете?.. На компьютере у меня новый платный офис стоит, пока что он справляется, но не так далек день, когда придется что-то придумывать.

      • http://instagram.com/budni.sadovnika 🌷Созидающий мечтатель

        Немножко, но не во всем. Я работаю в it-сфере, в службе поддержки. В Google-доках и таблицах есть функция офлайн-доступ. Включаю его на тех документах, с которыми работаю часто, на случай отсутствия интернета. С Майкрософт не работала таким образом, но, насколько знаю, там еще лучше. У вас на платной подписке должен быт доступ к облачному хранилищу OneDrive. До 1 тиробайт на персональной. Это приличный объем, должно хватить на вашу табличку. Если сохранить в облаке, получите доступ с любого устройства, в трм числе мобильного. И офлайн редактирование табличек там тоже есть — почитала документацию.

      • http://sad-lesa.ru, Садовница Леса

        Спасибо за советы и разъяснения! сохранение в облако поставила, оно конечно хорошо, но основные операции так и происходят на устройстве и ресурсы компьютера так же нагружаются в процессе работы.. Постоянная память как раз не проблема, внешнюю можно подключить, самое трудное это нехватка ресурсов на обработку. Это выглядит так: я задаю фильтр в таблице — программа задумывается и зависает безнадежно. А после искусственного прерывания работы даже не предлагает восстановленный документ. Только из-за этого и перешла на новый офис. С ним, действительно, стало лучше, возможно у него внутренние операции оптимизированы как-то..

      • http://instagram.com/budni.sadovnika 🌷Созидающий мечтатель

        Облако только для того, чтобы получать к документу доступ с разных устройств. Память это не разгрузит. Может, когда-нибудь пригодится. И получится с планшета вносить данные прямо в поле. Мне кажется, вполне реально. Была бы ближе, с удовольствием повозилась. Задача интересная.

      • http://instagram.com/budni.sadovnika 🌷Созидающий мечтатель

        Главное, чтобы мобильное устройство потянуло. Это нужно проверить опытным путем))